Gestión, envío y revisión de formularios

graph TD %%{init: {'theme': 'mc','layout': 'elk'}}%% googlecalendarcomponent-0ev4s[Crear evento] style googlecalendarcomponent-0ev4s stroke:#a170ff GmailMesageComponent-m2hs5[<div><img alt="logo" src="/_astro/gmail.CLxyIGOu.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Enviar correo] style GmailMesageComponent-m2hs5 stroke:#a170ff GSheetCellComponent-5393p[Obtener datos para preguntas] style GSheetCellComponent-5393p stroke:#a170ff googleFormscomponent-pklic[Crear formulario] style googleFormscomponent-pklic stroke:#a170ff ParseData-sie7v[<div><img alt="logo" src="/_astro/braces.Djq0PW4_.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Datos del formulario creado] style ParseData-sie7v stroke:#a170ff Prompt-ednks[<div><img alt="logo" src="/_astro/square-terminal.BMOXc-nZ.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Consulta] style Prompt-ednks stroke:#a170ff TextInput-45j33[<div><img alt="logo" src="/_astro/type.Dy26vmDy.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Email a enviar] style TextInput-45j33 stroke:#a170ff LanggraphReactAgent-5u7ua[Agent] style LanggraphReactAgent-5u7ua stroke:#a170ff ParseData-ezf3x[<div><img alt="logo" src="/_astro/braces.Djq0PW4_.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Extrae Título] style ParseData-ezf3x stroke:#a170ff Loop-0t41j[Loop] style Loop-0t41j stroke:#a170ff LoopEnd-tkma8[Loop End] style LoopEnd-tkma8 stroke:#a170ff ParseData-s1mj3[<div><img alt="logo" src="/_astro/braces.Djq0PW4_.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Extraer descripción] style ParseData-s1mj3 stroke:#a170ff googleFormsDatacomponent-lgi5n[pregunta1] style googleFormsDatacomponent-lgi5n stroke:#a170ff googleFormsDatacomponent-rr4s5[pregunta2] style googleFormsDatacomponent-rr4s5 stroke:#a170ff googleFormsDatacomponent-0ebmm[pregunta3] style googleFormsDatacomponent-0ebmm stroke:#a170ff ParseData-cxlb1[<div><img alt="logo" src="/_astro/braces.Djq0PW4_.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>id del formulario] style ParseData-cxlb1 stroke:#a170ff GDriveFilesComponent-pqmsv[<div><img alt="logo" src="/_astro/google_drive.wKmDsV2c.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Mover a carpeta de formularios2] style GDriveFilesComponent-pqmsv stroke:#a170ff GoogleGenerativeAIModel-9eat4[Gemini] style GoogleGenerativeAIModel-9eat4 stroke:#a170ff CreateData-8pzaf[Create Data2] style CreateData-8pzaf stroke:#a170ff ParseData-7uply[<div><img alt="logo" src="/_astro/braces.Djq0PW4_.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>End] style ParseData-7uply stroke:#a170ff GSheetCellComponent-ok2v8[pasar fila a formularios creados] style GSheetCellComponent-ok2v8 stroke:#a170ff GSheetCellComponent-wwd0a[eliminar fila de formularios pendientes] style GSheetCellComponent-wwd0a stroke:#a170ff googleFormscomponent-pklic -.- ParseData-sie7v linkStyle 0 stroke:#a170ff ParseData-sie7v -.- Prompt-ednks linkStyle 1 stroke:#a170ff TextInput-45j33 -.- Prompt-ednks linkStyle 2 stroke:#a170ff Prompt-ednks -.- LanggraphReactAgent-5u7ua linkStyle 3 stroke:#a170ff GmailMesageComponent-m2hs5 -.- LanggraphReactAgent-5u7ua linkStyle 4 stroke:#a170ff googlecalendarcomponent-0ev4s -.- LanggraphReactAgent-5u7ua linkStyle 5 stroke:#a170ff GSheetCellComponent-5393p -.- Loop-0t41j linkStyle 6 stroke:#a170ff Loop-0t41j -.- ParseData-ezf3x linkStyle 7 stroke:#a170ff Loop-0t41j -.- ParseData-s1mj3 linkStyle 8 stroke:#a170ff Loop-0t41j -.- googleFormsDatacomponent-lgi5n linkStyle 9 stroke:#a170ff Loop-0t41j -.- googleFormsDatacomponent-rr4s5 linkStyle 10 stroke:#a170ff Loop-0t41j -.- googleFormsDatacomponent-0ebmm linkStyle 11 stroke:#a170ff ParseData-ezf3x -.- googleFormscomponent-pklic linkStyle 12 stroke:#a170ff ParseData-s1mj3 -.- googleFormscomponent-pklic linkStyle 13 stroke:#a170ff googleFormscomponent-pklic -.- ParseData-cxlb1 linkStyle 14 stroke:#a170ff ParseData-cxlb1 -.- GDriveFilesComponent-pqmsv linkStyle 15 stroke:#a170ff GoogleGenerativeAIModel-9eat4 -.- LanggraphReactAgent-5u7ua linkStyle 16 stroke:#a170ff LoopEnd-tkma8 -.- Loop-0t41j linkStyle 17 stroke:#a170ff CreateData-8pzaf -.- LoopEnd-tkma8 linkStyle 18 stroke:#a170ff LanggraphReactAgent-5u7ua -.- CreateData-8pzaf linkStyle 19 stroke:#a170ff GDriveFilesComponent-pqmsv -.- CreateData-8pzaf linkStyle 20 stroke:#a170ff Loop-0t41j -.- ParseData-7uply linkStyle 21 stroke:#a170ff Loop-0t41j -.- GSheetCellComponent-ok2v8 linkStyle 22 stroke:#a170ff Loop-0t41j -.- GSheetCellComponent-wwd0a linkStyle 23 stroke:#a170ff GSheetCellComponent-wwd0a -.- CreateData-8pzaf linkStyle 24 stroke:#a170ff GSheetCellComponent-ok2v8 -.- CreateData-8pzaf linkStyle 25 stroke:#a170ff

🧩 Descripción general

El flujo automatiza la gestión completa de formularios en Google Sheets y Google Forms: desde la extracción de los formularios pendientes, la creación de las preguntas y el movimiento del archivo a la carpeta correspondiente, hasta la notificación por correo y la generación de un evento de revisión en Google Calendar para la persona responsable.

⚙️ Funcionalidades principales

Extracción de formularios pendientes a partir de una hoja de cálculo.
Construcción automática de preguntas en el formulario según los datos de la hoja.
Movimentación de archivos en Google Drive para organizar los formularios.
Creación de formularios en Google Forms con título, descripción y preguntas generadas.
Generación de eventos de calendario y envío de correos de notificación.
Registro de datos en una hoja de “formularios creados”.

🔄 Pasos del flujo de trabajo

Nombre del componente	Rol en el flujo	Entradas clave	Salidas clave
Obtener datos para preguntas	Recuperar la lista de formularios pendientes desde una hoja de Google Sheets.	URL de la hoja, hoja actual.	Lista de filas con datos de cada formulario pendiente.
Loop	Iterar sobre cada fila de la lista.	Lista de datos de formularios.	Cada ítem individual (datos de un formulario).
Extrae Título	Obtener el título del formulario de la fila.	Datos de la fila.	Título del formulario.
Extraer descripción	Obtener la descripción del formulario.	Datos de la fila.	Descripción del formulario.
id del formulario	Extraer el identificador del formulario.	Datos de la fila.	ID del formulario.
Mover a carpeta de formularios	Mover el archivo del formulario a la carpeta dedicada.	ID del archivo, ID de la carpeta destino.	Confirmación de movimiento.
Crear pregunta 1	Construir la primera pregunta (texto o elección).	Texto de la pregunta, tipo y opciones.	Objeto de pregunta 1.
Crear pregunta 2	Construir la segunda pregunta.	Texto, tipo y opciones.	Objeto de pregunta 2.
Crear pregunta 3	Construir la tercera pregunta.	Texto, tipo y opciones.	Objeto de pregunta 3.
pasar fila a formularios creados	Añadir la fila del formulario completado a la hoja “formularios creados”.	Datos del formulario (título, descripción, ID).	Confirmación de agregado.
eliminar fila de formularios pendientes	Eliminar la fila original de la hoja de formularios pendientes.	Número de fila.	Confirmación de eliminación.
Loop End	Concluir la iteración y pasar al siguiente ítem.	—	—
Crear formulario	Crear el formulario en Google Forms con título, descripción y las preguntas generadas.	Título, descripción, objeto de cada pregunta.	Datos del formulario creado (ID, URL, URI de respuesta).
Datos del formulario creado	Formatear los datos del formulario para el agente.	Datos del formulario.	Texto con título, ID, URL, URI de respuesta.
Consulta	Construir el prompt del agente con el texto del formulario y el correo de la persona responsable.	Texto del formulario, correo electrónico.	Prompt de agente.
Agent	Ejecutar el modelo Gemini con las herramientas de Gmail y Calendar.	Prompt, modelo, herramientas.	Respuesta del agente (mensaje), datos de agente.
Enviar correo	Enviar el correo de revisión al responsable.	Destinatario, asunto, cuerpo.	Confirmación de envío.
Crear evento	Crear el evento de revisión en Google Calendar.	Título, descripción, fecha, asistentes.	Confirmación de evento.
Crear Data2	Generar registro estructurado con la respuesta del agente y los datos de la operación.	Datos de agente, campos definidos.	Registro de datos estructurado.

🧠 Notas

El flujo asume que las hojas de Google Sheets están debidamente configuradas con las columnas titulo, descripción, pregunta1, pregunta2 y pregunta3.
Se requiere una credencial de Google con permisos de lectura y escritura en Forms, Sheets y Drive.
El agente utiliza el modelo Gemini 2.5‑Flash por defecto; se pueden ajustar parámetros como temperatura o tokens máximos según la necesidad.
La herramienta de Gmail envía el correo en modo “Send Message” y la herramienta de Calendar crea eventos de “Create” con la fecha fijada al día siguiente a la ejecución.
Los pasos de movimiento de archivos y actualización de hojas se realizan en modo batch cuando Mapping Mode está activado, lo que mejora el rendimiento con grandes volúmenes de formularios.
El registro final (Crear Data2) permite persistir la información de cada ciclo de creación, facilitando auditoría y trazabilidad.