Build AI Business Solutions with Workflow Automation | NappAI - Template: Gestión, envío y revisión de formularios

graph TD %%{init: {'theme': 'mc','layout': 'elk'}}%% googlecalendarcomponent-jaqxl[Crear evento] style googlecalendarcomponent-jaqxl stroke:#a170ff GmailMesageComponent-uj25t[<div><img src="/_astro/gmail.CLxyIGOu.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Enviar correo] style GmailMesageComponent-uj25t stroke:#a170ff GDriveFilesComponent-0mjfr[<div><img src="/_astro/google_drive.wKmDsV2c.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Mover a carpeta de formularios] style GDriveFilesComponent-0mjfr stroke:#a170ff GSheetCellComponent-fmnmq[Obtener datos para preguntas] style GSheetCellComponent-fmnmq stroke:#a170ff googleFormscomponent-aowyt[Crear formulario] style googleFormscomponent-aowyt stroke:#a170ff googleFormsDatacomponent-gtnj5[Crear preguntas de formulario] style googleFormsDatacomponent-gtnj5 stroke:#a170ff GDriveFolderComponent-4gs0x[<div><img src="/_astro/google_drive.wKmDsV2c.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Obtener carpeta de formularios] style GDriveFolderComponent-4gs0x stroke:#a170ff ParseData-hsneb[<div><img src="/_astro/braces.Djq0PW4_.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Obtener id de carpeta] style ParseData-hsneb stroke:#a170ff ParseData-l0t0p[<div><img src="/_astro/braces.Djq0PW4_.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Obtener Datos] style ParseData-l0t0p stroke:#a170ff Prompt-63lqj[<div><img src="/_astro/square-terminal.BMOXc-nZ.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Consulta] style Prompt-63lqj stroke:#a170ff TextInput-m37hp[<div><img src="/_astro/type.Dy26vmDy.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Email a enviar] style TextInput-m37hp stroke:#a170ff OpenAIModel-4xmn9[<div><img src="/_astro/openAI.BhmuxEs3.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>OpenAI] style OpenAIModel-4xmn9 stroke:#a170ff ChatOutput-9yddi[<div><img src="/_astro/messages-square.BaSDmT6g.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Chat Output] style ChatOutput-9yddi stroke:#a170ff TextInput-60yea[<div><img src="/_astro/type.Dy26vmDy.svg" style="height: 20px !important;width: 20px !important"/></div>Nombre del formulario] style TextInput-60yea stroke:#a170ff AdvancedAgent-drbs4[Agent] style AdvancedAgent-drbs4 stroke:#a170ff GSheetCellComponent-fmnmq -.- googleFormsDatacomponent-gtnj5 linkStyle 0 stroke:#a170ff googleFormsDatacomponent-gtnj5 -.- googleFormscomponent-aowyt linkStyle 1 stroke:#a170ff GDriveFolderComponent-4gs0x -.- ParseData-hsneb linkStyle 2 stroke:#a170ff googleFormscomponent-aowyt -.- ParseData-l0t0p linkStyle 3 stroke:#a170ff ParseData-l0t0p -.- Prompt-63lqj linkStyle 4 stroke:#a170ff TextInput-m37hp -.- Prompt-63lqj linkStyle 5 stroke:#a170ff TextInput-m37hp -.- googlecalendarcomponent-jaqxl linkStyle 6 stroke:#a170ff TextInput-60yea -.- googleFormscomponent-aowyt linkStyle 7 stroke:#a170ff ParseData-hsneb -.- GDriveFilesComponent-0mjfr linkStyle 8 stroke:#a170ff Prompt-63lqj -.- AdvancedAgent-drbs4 linkStyle 9 stroke:#a170ff googlecalendarcomponent-jaqxl -.- AdvancedAgent-drbs4 linkStyle 10 stroke:#a170ff GmailMesageComponent-uj25t -.- AdvancedAgent-drbs4 linkStyle 11 stroke:#a170ff OpenAIModel-4xmn9 -.- AdvancedAgent-drbs4 linkStyle 12 stroke:#a170ff AdvancedAgent-drbs4 -.- ChatOutput-9yddi linkStyle 13 stroke:#a170ff GDriveFilesComponent-0mjfr -.- AdvancedAgent-drbs4 linkStyle 14 stroke:#a170ff

Gestión, envío y revisión de formularios

🧩 Descripción general

Este flujo de trabajo automatiza la creación, distribución y gestión de un Formulario de Google. Comienza obteniendo datos de preguntas desde una Hoja de cálculo de Google para construir un nuevo formulario. Una vez creado, el flujo de trabajo coordina a un agente de IA para mover el formulario a una carpeta designada en Google Drive, programar un evento de revisión en Google Calendar y enviar un correo electrónico con el enlace de respuestas del formulario a través de Gmail. Este proceso optimiza el ciclo de vida completo de un formulario para su revisión y colaboración.

⚙️ Características principales

Obtiene datos estructurados de preguntas y respuestas desde una Hoja de cálculo de Google para completar un formulario.
Crea un nuevo Formulario de Google con preguntas de opción múltiple basadas en los datos recuperados.
Emplea un agente de IA para orquestar las acciones posteriores utilizando herramientas integradas de Google Workspace.
Mueve automáticamente el formulario creado a una carpeta específica en Google Drive.
Programa un evento en el calendario para la revisión del formulario y envía un correo electrónico de notificación con el enlace de respuestas del formulario.

🔄 Pasos del flujo de trabajo

Nombre del componente	Rol en el flujo de trabajo	Entradas clave	Salidas clave
Obtener datos para preguntas	Recupera los datos brutos de preguntas y respuestas de una Hoja de cálculo de Google especificada.	Hoja de cálculo y Pestaña de Google seleccionadas	Datos de la hoja de cálculo
Crear preguntas del formulario	Transforma los datos brutos de la hoja de cálculo en un formato estructurado adecuado para crear preguntas de Formularios de Google.	Datos de la hoja de cálculo	Datos de preguntas formateados
Crear formulario	Crea un nuevo Formulario de Google utilizando el título proporcionado y los datos de preguntas estructurados.	Título del formulario, Datos de preguntas formateados	Datos del nuevo formulario
Obtener datos del formulario	Extrae información clave (ID, URL, enlace de respuestas) del formulario recién creado para su uso en pasos posteriores.	Datos del nuevo formulario	Detalles del formulario formateados
Obtener carpeta de formularios	Localiza la carpeta de destino en Google Drive a la que se debe mover el formulario.	Nombre de la carpeta de destino	Datos de la carpeta
Obtener ID de carpeta	Analiza los datos de la carpeta para extraer el ID de carpeta específico requerido para la operación de mover archivo.	Datos de la carpeta	ID de la carpeta
Correo electrónico a enviar	Proporciona la dirección de correo electrónico del destinatario para el evento del calendario y el correo de notificación.	Entrada del usuario (Dirección de correo electrónico)	Texto del correo electrónico
Consulta	Construye un mensaje de instrucción detallado para el agente de IA, combinando los detalles del formulario y el correo electrónico de destino.	Detalles del formulario formateados, Texto del correo electrónico	Mensaje de instrucción para el agente
Modelo OpenAI	Proporciona el modelo de lenguaje grande que impulsa el razonamiento y la toma de decisiones del agente de IA.	Configuración del modelo	Modelo de lenguaje
Crear evento	Sirve como herramienta para que el agente cree eventos en Google Calendar.	Configuración de la herramienta	Herramienta de Calendario
Enviar correo electrónico	Sirve como herramienta para que el agente envíe mensajes a través de Gmail.	Configuración de la herramienta	Herramienta de Gmail
Mover a la carpeta de formularios	Sirve como herramienta para que el agente mueva archivos dentro de Google Drive.	Configuración de la herramienta	Herramienta de Drive
Agente	El agente de IA central que interpreta el mensaje de instrucción y utiliza las herramientas disponibles (Calendario, Gmail, Drive) para ejecutar las tareas requeridas.	Mensaje de instrucción para el agente, Modelo de lenguaje, Herramienta de Calendario, Herramienta de Gmail, Herramienta de Drive	Respuesta del agente
Salida del chat	Muestra la respuesta final y el resultado del agente de IA en la interfaz de chat.	Respuesta del agente	Mensaje mostrado

🧠 Notas

El flujo de trabajo requiere credenciales válidas de Google con los permisos apropiados para Hojas de cálculo, Formularios, Drive, Calendar y Gmail de Google.
La efectividad del agente de IA depende de la claridad del mensaje de instrucción y de la configuración correcta de las herramientas proporcionadas.
La carpeta de destino en Google Drive debe existir y ser accesible para que la operación de mover archivo tenga éxito.
El flujo de trabajo asume que la Hoja de cálculo de Google de origen tiene una estructura específica con columnas para preguntas y respuestas de opción múltiple.